Handige links

Handreiking Projectadministratie

Format voortgangsrapportage DUS-I (en overige subsidie informatie)

Terugkijken: Techkwadraat webinar subsidieregeling

Terugkijken: Techkwadraat webinar subsidieregeling voor penvoerders en controllers

Reacties op de gestelde vragen

Vragen over de projectmonitoringstool

Waar kan ik de projectmonitoringstool vinden?

Programmamanagers worden begin oktober voor deze tool uitgenodigd op het bij Techkwadraat bekende e-mailadres Heb je als programmamanager nog niet je gegevens doorgegeven? Doe dit dan tijdig via dit formulier.

Kunnen de scholen ook per naam/stichting ingevoerd in de projectmonitoringstool, of zijn het alleen aantallen?

Scholen kunnen in de projectmonitoringstool individueel worden gekoppeld aan activiteiten. Het aantal leerlingen die deelnemen aan een activiteit worden niet per vestiging ingevoerd. Het gaat dan om een orde van grootte van een activiteit (bv. 50-100 leerlingen). Dit om de administratielast beperkt te houden.

Is het mogelijk om data uit de begroting automatisch in te laden in deze projectmonitoringstool?

Nee dit is niet mogelijk. De projectmonitoringstool helpt regio’s bij het monitoren van hun activiteiten met als doel om hiervan te leren. Het is geen vervanging van administratie- of projectmanagement software maar helpt wel bij de verantwoording naar DUS-I.

Vragen over de financiële administratie

Is cofinanciering percentage van toegekende subsidie?

Volgens artikel 1.4 van de regeling is cofinanciering 20% van de begroting. De bijdrage van het bedrijfsleven en de buitenschoolse leeromgeving maakt deel integraal deel uit de van deze begroting. Je kan dan ook stellen dat maximaal 80% van de begroting wordt gefinancierd vanuit het subsidieprogramma Techkwadraat en minimaal 20% vanuit het bedrijfsleven en de buitenschoolse leeromgeving. Wat verstaan wordt onder die categorieën voor bedrijfsleven staat beschreven op de website van DUS-I en in de handreiking projectadministratie Techkwadraat.

Mogen de PO en VO partners ook cofinanciering inbrengen voor de overige 10%?

Ja, dat mag. Op de website van DUS-I staat hierover het volgende:

Voorbeelden van cofinanciering in de vorm van structurele en incidentele publieke middelen:

Fte’s die po- en vo-scholen vrij gaan maken voor de uitvoer van het activiteitenplan (betaald vanuit de lumpsum).

Zijn de bijzonderheden bij de rapportage aan DUS-I ergens terug te vinden voor de betrokken controller bij mijn subsidie project? Of is deze webinar later terug te zien?

Ja het webinar is opgenomen en op deze pagina terug te kijken. De formats van de voortgangsrapportage zijn te downloaden vanaf de website van DUS-I:

Format financieel verslag voortgangsrapportage Techkwadraat 2025-2028

Format voortgangsrapportage Techkwadraat 2025-2028

Het laatste jaarverslag richting DUO is pas aan het einde van 2028 neem ik aan? Ook al loopt het Techkwadraat project t/m 31 juli 2028? Dus eindrapportage richting DUS-I pas na jaarafsluiting 2028?

De uitvoering van Techkwadraat loopt tot en met 31 juli 2028. De laatste financiële verantwoording over Techkwadraat betreft dan ook het jaarverslag van de penvoerder over 2028 dat in 2029 bij DUO wordt ingediend. Zie website DUS-I:

‘U stuurt ons uiterlijk op 28 februari 2029 een eindverslag over de gehele subsidieperiode. Dit bestaat uit een activiteitenverslag en een financieel verslag.’

Er willen meer scholen meedoen, meld ik dat in de voortgangsrapportage of eerder?

Wanneer gedurende de uitvoering van het project meer projectpartners aansluiten bij het samenwerkingsverband kan dit gemeld worden via de voortgangsrapportage. Let op: meer projectpartners betekent niet automatisch meer subsidie.

Indien u meer subsidie wilt omdat meer projectpartners zijn aangesloten dient u hiervoor een aanvullende subsidieaanvraag in de tweede ronde in te dienen. In de tweede ronde kunt u subsidie aanvragen van 25 november 2025 om 9.00 uur tot en met 23 december 2025 om 16.00 uur.

Deze ronde is bedoeld om bestaande Techkwadraatregio’s uit te breiden of nieuwe Techkwadraatregio’s op te zetten. Bij uitbreiding moeten minimaal 1 vo-schoolvestiging of 3 po-schoolvestigingen aan de regio worden toegevoegd. De subsidie in deze ronde is bedoeld voor de schooljaren 2026/2027 en 2027/2028. Voor een nieuwe Techkwadraatregio geldt het minimum van 20 po-schoolvestigingen, 3 vo-schoolvestigingen en buitenschoolse partner(s)

In hoeverre kan je Techkwadraat budget uitgeven aan instanties die eveneens gesubsidieerd zijn? Bijvoorbeeld vanuit de Regiodeal?

Je mag organisaties met behulp van Techkwadraat subsidie organisaties inschakelen die ook andere subsidies ontvangen, zoals vanuit de Regiodeal. Echter, dubbelfinanciering is niet toegestaan. Dit betekent dat als iets reeds betaald wordt vanuit een andere subsidie, dit niet nogmaals gedeclareerd mag worden in Techkwadraat.

En in hoeverre kan je activiteiten 50% vanuit STO financieren en 50% uit Techkwadraat? Met name als er in de activiteit doelen behaald worden die van belang zijn voor beide subsidies?

Dit is in principe mogelijk. Echter, pas op met eventuele dubbelfinanciering van activiteiten. Kosten mogen niet betaald worden vanuit Sterk Techniekonderwijs én Techkwadraat. Het is aan de regio om aan te tonen dat een deel vanuit Techkwadraat en een deel vanuit Sterk Techniekonderwijs is betaald en dat deze twee delen elkaar niet overlappen.

In de verantwoording wordt gerekend met een GPL van 63 euro. Dit is inmiddels verouderd. Mogen we hier al een indexatie op zetten (voor de nieuwe cao) of moeten we met 63 euro blijven rekenen?

Nee, het uurtarief van € 63,= voor intern personeel is nog niet geïndexeerd en van dit tarief mag vooralsnog niet worden afgeweken.

Kan vanuit Techkwadraat een format voor een concrete handleiding voor projectpartners worden uitgebracht? Nu moeten we allemaal apart handleidingen gaan ontwikkelen.

Het is in deze vraag niet helemaal duidelijk wat bedoeld wordt met ‘handleiding’. Er is een Handreiking Projectadministratie beschikbaar en deze kan ook met de projectpartners gedeeld worden.

De 63 euro is toch het max tarief? Je mag afwijken als het lager is dacht ik?

Het uurtarief van € 63,= voor intern personeel is het maximale uurtarief. In elk geval voor 2025, mogelijk wordt het daarna geïndexeerd. Het is toegestaan een lager uurtarief te declareren, maar geen hoger uurtarief.

In de handleiding projectadministratie staat bij de kostensoort Extern Personeel niets over een overeenkomst als bewijslast. Wel dat er een factuur aan ten grondslag moet liggen als bewijslast. Is alleen een factuur afdoende als bewijslast voor ingehuurd personeel te verantwoorden als besteding.

Het is gebruikelijk dat wanneer een externe dienstverlener wordt ingehuurd hier een overeenkomst aan ten grondslag ligt. Hoe kan anders gecontroleerd worden of een externe dienstverlener het afgesproken uurtarief hanteert? Of dat een externe dienstverlener niet meer factureert dan afgesproken? Dit zijn belangrijke interne controles die een opdrachtgever bij de ontvangst van een factuur uitvoert ongeacht of iets wel of niet vanuit Techkwadraat wordt betaald. Kortom het is van belang dat wanneer een externe dienstverlener wordt ingeschakeld voor Techkwadraat dat er een overeenkomst wordt afgesloten en deze overeenkomst is onderdeel van de verantwoording.

Vanaf welk bedrag moet een uitgave als investering worden geactiveerd, of sluiten we hiervoor aan bij de waarderingsgrondslagen die de penvoerder in het jaarverslag hanteert?

Hierbij wordt aangesloten bij de waarderingsgrondlagen die de penvoerder in haar jaarverslag hanteert. Bij Techkwadraat mag niet afgeweken worden van de gebruikelijke afschrijvingstermijnen. Met andere woorden, een activa mag binnen Techkwadraat niet sneller worden afgeschreven dan in andere situaties.

Is er een voorbeeld van hoe je de cofinanciering moet verantwoorden?

Nee, hier is nog geen voorbeeld van beschikbaar.

Mogen kosten van gemaakte uren van personeel, die niet gedeclareerd worden binnen het project, als cofinanciering ingebracht worden?

Ja, wanneer uren van personeel betrekking hebben op activiteiten binnen Techkwadraat en niet gedeclareerd worden in de subsidie, kunnen die als cofinanciering worden ingebracht.

 Leidt indexatie van GPL komende jaren ook niet tot extra subsidie?

Nee, inflatie en als gevolg daarvan de eventuele indexatie van de uurtarieven van intern personeel (GPL) zullen de komende jaren niet leiden tot meer subsidie. Het subsidiebudget is niet geïndexeerd.

Mag een Techhub, die via een ander subsidieprogramma geld heeft ontvangen voor materialen, met een subsidie ook andere kosten financieren binnen dezelfde Techhub? Bijvoorbeeld voor het doorontwikkelen van activiteiten voor leerlingen?

Ja, je mag organisaties, zoals techhubs, met behulp van Techkwadraat inschakelen. Ook wanneer deze organisaties vanuit andere bronnen subsidies hebben ontvangen. Echter, dubbelfinanciering is niet toegestaan. Dit betekent dat als iets reeds betaald wordt vanuit een andere subsidie, dit niet nogmaals gedeclareerd mag worden in Techkwadraat. Dus de materialen die in deze vraag worden genoemd, komen niet voor Techkwadraat subsidie in aanmerking omdat ze al vanuit een andere subsidie betaald zijn.

Kom in contact

Heb je een vraag of wil je in contact komen met de regio-ondersteuners of het Programmabureau van Techkwadraat? Vul dan het contactformulier in. We doen ons best om je bericht zo snel mogelijk te beantwoorden.